02 56567130 info@dadonet.it

      Ormai da diverso tempo, il tema della dematerializzazione dei documenti prodotti nell’ambito della Pubblica Amministrazione è al centro di una serie di azioni di riforma. L’introduzione del CAD (Codice dell’amministrazione digitale) nel 2005 fa in particolare esplicito riferimento a questo concetto, quando all’Art. 42 recita “ Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.”

      Con il termine dematerializzazione si vuole indicare pertanto, il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno della Pubblica Amministrazione e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, definito nel Codice della Amministrazione Digitale -D.Lgs 7 marzo 2005, n.82 come:“la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

      Per quel che riguarda l’ambito dell’amministrazione scolastica, questa trasformazione impatta notevolmente l’attività amministrativa sia per quel che riguarda i rapporti con l’esterno (altre amministrazioni, pubblico, personale), sia per quel che riguarda le attività specifiche più legate alla didattica:

      • protocollazione dei documenti ricevuti o redatti.
      • gestione delle iscrizioni degli alunni , ormai in modalità solo on-line;
      • pagella in formato elettronico, con la stessa validità legale del documento cartaceo, da rendere disponibile per le famiglie sul web o tramite posta elettronica o altra modalità digitale
      • registri on line;
      • invio di comunicazioni agli alunni e alle famiglie attraverso il sito o via posta elettronica.

      Senza entrare troppo nello specifico, vale la pena chiarire come un documento informatico può a tutti gli effetti risultare uguale ad uno fisicamente redatto su carta:

      il CNIPA con Deliberazione n. 11/2004, in base al Testo Unico sulla documentazione amministrativa, all’articolo 4 descrive il processo di conservazione sostitutiva dei documenti cartacei indicandolo come la memorizzazione dell’immagine del documento su un supporto digitale, con la successiva apposizione di una marca temporale e di una firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesti il corretto svolgimento del processo.

      In altre parole il documento viene creato, datato e firmato in modo inalterabile e definitivo.

      Una volta creato, si deve assicurare che lo stesso documento sia:

      • disponibile per la consultazione delle strutture abilitate al suo accesso
      • conservato per il periodo di vita dello stesso assicurandone la futura leggibilità

      La disponibilità alla consultazione è un aspetto da tenere nella dovuta considerazione; come per il supporto cartaceo si organizzano faldoni, scaffali e stanze per facilitarne il reperimento, allo stesso modo si devono attuare una serie di accorgimenti per permettere il rapido reperimento del documento elettronico attraverso registri di indicizzazione, riferimenti inseriti nei procedimenti informatici e quant’altro possa contenere un riferimento allo specifico documento.

      La conservazione è l’altro aspetto fondamentale: come il fuoco o l’acqua può rendere illeggibile un documento cartaceo, altri se non più numerosi pericoli devono essere presi in considerazione per il documento elettronico: deterioramento dei supporti magnetici, guasti ai computer deputati alla loro conservazione, cambiamento della tecnologia che non permette la lettura dei documenti meno recenti sono solo alcuni problemi di cui bisogna preventivamente avere coscienza per costruire la giusta struttura di conservazione richiesta.

      L’esperienza di Dadonet nel mondo della scuola ci fa toccare ogni giorno con mano tutte le problematiche legate a questo grande cambiamento che può essere gestito e veicolato in modo da poterne sfruttare le indubbie positive ricadute in termini di snellimento e semplificazione delle attività amministrative scolastiche.

      × Come posso aiutarti?